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パソコンスキルは営業に必要!知っておきたいショートカットキー

今どきの営業マン・営業ウーマンのイメージはどんな営業スタイルでしょうか?

だいたいの説明は「タブレット」や「ノートパソコン」で行うことが多いと思いませんか?

時代ですよね。

実際、私もリクルート時代の説明は、紙媒体での説明もありましたが、

そのほとんどはタブレットで行っていました。

お客様にも提示する資料はメールでお送りすることもしばしばで、パソコンやタブレットを扱うことが多い時代になったといえます。

今回は営業に必要なパソコンスキルとはなにか、

特に何ができればいいか、についてお話していきます。

パソコンスキルは営業に必要!知っておきたいショートカットキー

まず、タイトルでもお伝えしていますが、

営業職に一定のパソコンスキルは必要です。

タブレットで説明するシーンがあったとしても、その資料作りなどはパソコンで作成するほうが早いと思うからです。

必要といっても、プログラミングのような専門知識はなくてよいと思っています。現に私もその領域はわかりません(笑)

では、どのようなパソコンスキルがあったらよいかを並べてみます。

※以下、パソコンをPCと表記する場合があります。

  • パソコン操作ショートカットキー=PC操作全般
  • メール&スケジュール管理能力=Outlook
  • データ算出能力=Excel

基本的にはこの2つがあれば充分だと思っています。

1つずつ説明していきます。

PC操作全般で使えるショートカットキー

パソコン操作をすべてマウスで行っている人は、

単純に時間が2倍以上かかっていると考えていいと思います。

パソコンには「ショートカットキー」というものがあり、

これを駆使することで、できる作業が格段に多くなります。

私もよく使うショートカットキーをお伝えします。

※基礎中の基礎のものも含まれます。ご了承ください。

※ちなみにWindowsです。

使えるショートカットキー

  1. 「Ctrl」+「C」コピー
  2. 「Ctrl」+「V」貼り付け
  3. 「Ctrl」+「X」切り取り
  4. 「Windows」+「D」デスクトップへ
  5. 「Alt」+「Tab」使用中ウィンドウ交代
  6. 「Windows」+「←」で、左半分に表示(「→」で右半分に表示)

良く使うところをご紹介しました。

1から3まではご存じの方が多かったと思います。

地味に使えるのが、4と5と6です。

4は一瞬でデスクトップを開くことができ、例えばこんな時に使えます。

  • たくさんウィンドウを開いているが、デスクトップが見たい
  • 開いているウィンドウを見られたくない

押してみてください。

また、5は画期的です。

5は今開いているウィンドウを行き来できる機能です。

例えば「a」「b」「c」の3つのウィンドウを開いているときにこれを押すと、

「a」→「b」→「c」→「a」…というように順繰り表示してくれます。

ちなみに「Alt」+「Tab」+「Shift」で、「c」→「b」→「a」→…のように、

逆回転します。こんな時に便利です。

  • いちいちクリックでウィンドウを交代させるのが面倒くさい
  • ウィンドウを一瞬で切り替えたい

6もおすすめです。

左半分と右半分にウィンドウを開いて、並べることができます。

左を見ながら、右で編集する際などに便利です。

よかったら使ってみてください。

メール&スケジュール管理能力=Outlook

Outlookはスケジュール管理の記事でもご紹介しました。

【営業職におすすめ】簡単操作のスケジュール管理ツール2選

営業職なら尚更、他の職種でも、働く上で大切にしたい行動が、スケジュール管理です。 私の場合は、リクル ...

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今回はメール機能として、使いやすいところをお伝えします。

Outlookメール機能の良さ

  1. 「gmail」などの他のメールもOutlookを使うことができる
  2. 連絡帳とスケジュールを一緒に管理しやすい

gmailやyahooのメールなども、Outlookで使うことができます。

また、gmailの場合、スケジュールと連絡先のアプリは別に存在していて、

そちらを行き来する必要があります。

Outlookなら隣り合っているタブを切り替えるだけで、

連絡先やスケジュールの追加が可能です。

ちなみに、Outlookでのおすすめショートカットキーはこちらです。

Outlookメールのショートカットキー

  1. 「Ctrl」+「N」新規メール作成
  2. 「Alt」+「S」メール送信

1の新規立ち上げに関しては、ほかのツールでも同じショートカットキーが使える場合が多いです。

また、2のメール送信は慣れてくると、かなりの時短になります。

データ算出能力=Excel

Excelは顧客リストを作ったり、データ管理をしたりする際に使えます。

顧客リストの管理だけであれば、たいして関数の知識はなくてよいかなと思います。

若干余談になりますが、私は塾講師時代に関数を知りました。

生徒の成績管理にいい方法がないか、自動料金計算シートを作れないか、

という理由で関数に行きつき、簡単な自動計算シートは作れるようになりました。機会があったら、お伝えします。

さて、Excelのおすすめショートカットキーもお伝えします。

Excelのショートカットキー

  1. 「Ctrl」+「S」上書き保存
  2. 「Ctrl」+「上下左右」値が入っているセルまで移動
  3. 「Tab」、「Tab」、…、「Enter」入力セルの移動が楽

1はたまにやってしまう「保存し忘れ」を防ぐショートカットキーです。

癖になれば、保存を自然にできるようになります。

2は、表を作っているときなどに使えます。

値が入力されているセルにぶつかるまで、一気にカーソルを移動させることができます。

表作成中に遠くまできてしまった、というときに便利です。

3も地味におすすめです。

例えば、4つ横に値を入力して下の段へ、という動作を繰り返したいときに使えます。

マウスや上下左右キーで移動すると少しもたつく動きが必要となりますが、

「Tab」で移動した場合、「Enter」を押すと、

初めに「Tab」を押したセルの1つ下の段へ勝手に移動してくれます。

こんな感じです。

単調な事務作業の時に重宝します。

スキルの学び方、もしくは知ってる方の活かし方

こういったスキルって本を買って習得するのはなかなか面倒くさいと思う人は多いと思います。

(私がまさに面倒くさいとおもうタイプです)

リモートが広まったことで、今人気が出てきているのが

ストアカ です。

オンライン・対面で趣味や習い事を教わるほうも教える方もできるという新しいサービスです。

自分が苦手なものをマンツーマンで知ることもできるし、

逆に知識のある人はそれを教えることがビジネスになるわけです。

私も登録してみましたので、また発信します。

 

まとめ

営業が情報をまとめるのにパソコンスキルは必要です。

パソコンに向き合う時間が増えるので、

必要最低限のショートカットキーは覚えておきましょう。

作業時間がぐっと縮まれば、営業行為がもっとできるようになりますよ!

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